Datenschutzerklärung Viamala Büro
Stand: 9. November 2026
Diese Erklärung gilt für die App Viamala Büro unter app.viamala-digital.ch. Für die Website viamala-digital.ch gilt die allgemeine Datenschutzerklärung.
Kurz zusammengefasst
- Deine Daten liegen auf einem Server in Frankfurt (Deutschland, EU).
- Wir verkaufen keine Daten, zeigen keine Werbung und verwenden kein Tracking.
- Die KI bekommt nur, was sie für eine Aufgabe braucht, zum Beispiel das Foto eines Belegs.
- Du kannst alle Daten jederzeit exportieren und löschen lassen.
Wer ist verantwortlich?
Für deine Daten als Nutzer von Viamala Büro (Konto, Firmendaten, Abo) ist verantwortlich: Viamala Digital, Alessio Carcavallo, Innerdorf 1, 7408 Cazis, info@viamala-digital.ch.
Für die Daten deiner eigenen Kundinnen und Kunden (z. B. Adressen in Offerten und Rechnungen) bist du als Betrieb verantwortlich. Wir bearbeiten sie nur in deinem Auftrag, siehe AGB, Ziffer 6.
Welche Daten bearbeiten wir?
- Konto: Name, E-Mail, Passwort (nur verschlüsselt als Hash gespeichert), Einstellungen für den zweiten Faktor, Sprache.
- Firmendaten: Firmenname, Adresse, UID/MWST-Nummer, IBAN, Logo, Leistungen und Preise.
- Geschäftsdaten: Kunden, Offerten, Rechnungen, Zahlungen, Ausgaben, Belege, Termine, hochgeladene Bankdateien und Anhänge.
- Assistent: deine Fragen und Anweisungen an den KI-Assistenten.
- Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt und Browser bei Anmeldung und Zugriff sowie ein Protokoll wichtiger Aktionen (z. B. «Rechnung freigegeben»), damit Missbrauch erkannt und Fehler nachvollzogen werden können.
Wofür?
Nur um Viamala Büro bereitzustellen: Dokumente erstellen und versenden, dich an Fristen erinnern, Belege lesen, Support leisten, die Sicherheit gewährleisten und das Abo abrechnen. Wir werten deine Geschäftsdaten nicht für andere Zwecke aus.
KI
Wenn du einen Beleg fotografierst, eine bestehende Rechnung zur Einrichtung hochlädst oder den Assistenten benutzt, werden die dafür nötigen Daten an Anthropic (USA) übermittelt und dort verarbeitet. Laut Anbieter werden diese Daten nicht zum Trainieren der KI verwendet. Nutzt du keine KI-Funktion, wird nichts an Anthropic übermittelt.
Die Spracheingabe nutzt die Spracherkennung deines Browsers bzw. Geräts (z. B. von Google oder Apple). Das Vorlesen läuft direkt auf deinem Gerät.
Wer erhält Daten?
| Dienst | Wofür | Standort |
|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. | Server, auf dem Viamala Büro und alle Daten liegen | Rechenzentrum Frankfurt am Main (Deutschland, EU) |
| Cloudflare Inc. | Verschlüsselte Verbindung zur App, Schutz vor Angriffen | weltweites Netz, Sitz USA |
| Resend Inc. | Versand von E-Mails (Dokumente an Kunden, Morgenübersicht, Passwort-Reset) | USA |
| Anthropic PBC | KI: Belege und hochgeladene Rechnungen lesen, Assistent | USA |
Bei Anbietern in den USA erfolgt die Bekanntgabe gestützt auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Daten deiner Kundinnen und Kunden erhalten diese nur, wenn du ihnen ein Dokument per E-Mail sendest (Resend) oder eine KI-Funktion damit nutzt (Anthropic). Deinem Treuhänder geben wir nur Zugriff, wenn du ihm einen Lesezugang einrichtest.
Cookies und lokaler Speicher
Viamala Büro setzt ein einziges, technisch notwendiges Cookie für die Anmeldung (gültig 14 Tage). Im Browser werden zusätzlich deine Wahl für Hell/Dunkel und Vorlesen gespeichert. Es gibt keine Tracking-, Statistik- oder Werbe-Cookies.
Wie lange?
Solange dein Konto besteht. Nach einer Kündigung erhältst du auf Wunsch einen Export; danach werden die Daten nach 90 Tagen gelöscht, die Sicherungen nach weiteren 30 Tagen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen liegen bei dir als Betrieb – exportiere deine Daten deshalb vor der Löschung.
Sicherheit
Verschlüsselte Verbindung (HTTPS), Anmeldung mit zweitem Faktor, strikt getrennte Daten je Betrieb, Passwörter nur als Hash, tägliche Sicherung mit Probe-Wiederherstellung.
Deine Rechte
Du kannst jederzeit Auskunft verlangen, falsche Daten berichtigen und Daten löschen lassen sowie deine Daten in einem gängigen Format herausverlangen (Export direkt in der App). Schreib dazu an info@viamala-digital.ch. Du kannst dich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.